Webagentur-Vertrag prüfen: Klauseln, Risiken und Checkliste

Ein Webagentur-Vertrag sollte nicht nur Preis und Projektstart festhalten. Entscheidend ist, ob Du vor der Unterschrift eindeutig erkennen kannst, welches Ergebnis geschuldet ist, wann Zahlungen fällig werden, welche Änderungen extra kosten und ob Du die Website später unabhängig weiterbetreiben kannst. Unklare Formulierungen fallen häufig erst auf, wenn sich Termine verschieben, die Abnahme strittig wird oder beim Agenturwechsel Zugänge und Dateien fehlen.

Dieser Ratgeber hilft Dir, einen vorliegenden Webdesign- oder Webagentur-Vertrag systematisch zu prüfen. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, zeigt Dir aber die Stellen, an denen Du konkrete Antworten, messbare Kriterien und schriftliche Ergänzungen verlangen solltest. Falls Du noch in einer früheren Auswahlphase bist, beginne zunächst mit der Checkliste zur Auswahl einer Webagentur.

Welche Unterlagen zusammen den Webagentur-Vertrag bilden

Der eigentliche Vertrag besteht häufig nicht aus einem einzigen Dokument. Angebot, Leistungsbeschreibung, Projektplan, Allgemeine Geschäftsbedingungen und Anlagen können gemeinsam die vertraglichen Pflichten bestimmen. Zusätzlich kommen je nach Projekt ein Hostingvertrag, ein Wartungs- oder Supportvertrag, Lizenzbedingungen sowie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung hinzu.

Prüfe deshalb zuerst die Dokumentenhierarchie: Welche Unterlage gilt bei Widersprüchen? Ist die Leistungsbeschreibung verbindlich oder nur eine unverbindliche Projektidee? Werden externe Dokumente einbezogen, die Dir nicht vorliegen? Mündliche Zusagen aus Präsentationen oder Videokonferenzen sollten in den Vertrag oder eine Anlage aufgenommen werden. Andernfalls sind sie später schwer nachweisbar und möglicherweise nicht Bestandteil des vereinbarten Umfangs.

Das Angebot beantwortet vor allem die kaufmännische Frage, was bestimmte Positionen kosten. Der Projektvertrag regelt dagegen Rechte, Pflichten, Abnahme, Haftung und Beendigung. Die Leistungsbeschreibung definiert das geschuldete Ergebnis. Ein Wartungsvertrag betrifft den laufenden Betrieb nach dem Launch, während ein AV-Vertrag den datenschutzrechtlichen Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Diese Funktionen sollten nicht in einem pauschalen Satz wie „Website inklusive Betreuung“ verschwimmen.

Lege alle Unterlagen nebeneinander und markiere Verweise, Ausschlüsse sowie widersprüchliche Aussagen. Eine Position im Angebot ist noch keine belastbare Leistungsbeschreibung, wenn Mengen, Funktionen und Qualitätskriterien fehlen. Wie Du Preise und Leistungspositionen vorab bewertest, zeigt der ergänzende Beitrag zum Prüfen eines Webdesign-Angebots.

Werkvertrag oder Dienstvertrag: Warum die Einordnung wichtig ist

Bei einem Werkvertrag wird ein bestimmter Erfolg geschuldet, beispielsweise eine funktionsfähige Website nach einer verbindlichen Leistungsbeschreibung. Der gesetzliche Ausgangspunkt steht in § 631 BGB. Bei einem Dienstvertrag steht dagegen die vereinbarte Tätigkeit im Vordergrund, ohne dass automatisch ein konkreter Projekterfolg versprochen wird. Beratungsleistungen, laufende Suchmaschinenoptimierung oder flexible Entwicklungskapazitäten können eher dienstvertraglich geprägt sein.

Webprojekte enthalten oft beide Elemente. Die einmalige Konzeption und Erstellung einer definierten Website kann werkvertraglich ausgestaltet sein, während laufender Support nach Zeitaufwand dienstvertragliche Merkmale hat. Maßgeblich ist nicht allein die Überschrift des Vertrags, sondern der tatsächlich vereinbarte Leistungszweck. Eine pauschale Bezeichnung als „Dienstleistungsvertrag“ beseitigt daher nicht automatisch alle erfolgsbezogenen Pflichten.

Verlange bei einem gemischten Projekt eine Trennung der Leistungspakete. Für den Website-Relaunch sollten Ergebnis, Abnahme und Vergütung definiert sein. Für laufende Beratung oder Support sollten Stundenkontingent, Reaktionsweg, Abrechnungseinheit und Kündigung geregelt werden. So wird nicht das gesamte Projekt rechtlich und kaufmännisch in einen unklaren Topf gelegt.

Beachte außerdem die Kündigungsfolgen. Bei der freien Kündigung eines Werkvertrags kann die Vergütung nach § 648 BGB nicht schlicht auf den bis dahin sichtbaren Arbeitsstand begrenzt sein. Vor der Unterschrift sollte deshalb geprüft werden, wie bereits erbrachte Leistungen, ersparte Aufwendungen, unfertige Arbeitsergebnisse und deren Herausgabe behandelt werden. Bei größeren Projekten ist eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll.

Leistungsumfang und Abnahme messbar festlegen

Die Leistungsbeschreibung ist der wichtigste fachliche Teil des Vertrags. Formulierungen wie „moderne Website“, „SEO-optimiert“, „für Mobilgeräte geeignet“ oder „inklusive Kontaktformular“ sind allein zu unbestimmt. Der Vertrag sollte Seitentypen, Funktionsumfang, technische Basis, Inhalte, Schnittstellen, Migrationen, Sprachen und relevante Qualitätsanforderungen benennen.

Bei Seitenumfang und Inhalten brauchst Du Mengen oder klar definierte Grenzen: Wie viele individuelle Seitentypen werden gestaltet? Wie viele Inhaltsseiten überträgt die Agentur? Wer liefert Texte, Bilder, Übersetzungen und rechtliche Pflichtinhalte? Werden bestehende URLs weitergeleitet? Welche Formulare, Filter, Suchfunktionen oder Schnittstellen sind enthalten? Auch ausdrücklich ausgeschlossene Leistungen gehören in die Beschreibung.

Abnahmefähig ist die Website nicht schon deshalb, weil sie online erreichbar ist. Vereinbare objektive Prüfkriterien: alle beauftragten Seitentypen sind umgesetzt, Formulare versenden an definierte Empfänger, Pflichtfelder und Fehlermeldungen funktionieren, vereinbarte Browser und Bildschirmgrößen wurden geprüft, Weiterleitungen sind eingerichtet und zugesagte Tracking-Funktionen wurden technisch integriert. Auch Administrationszugänge, Dokumentation oder vereinbarte Schulungen können Abnahmevoraussetzungen sein.

Lege ein Abnahmeverfahren fest: Die Agentur meldet die Leistung in Textform als fertig, Du erhältst einen realistischen Prüfzeitraum und dokumentierst konkrete Abweichungen. Wesentliche Mängel sollten von kleineren Restpunkten unterschieden werden. Bei Werkverträgen knüpfen Mängelrechte an eine Abweichung von der vereinbarten Beschaffenheit an; praktisch ist zunächst insbesondere die Nacherfüllung relevant. Die gesetzlichen Rechte bei Mängeln nennt § 634 BGB.

Auch eine mögliche Abnahmefiktion nach § 640 BGB sollte im Vertrag verständlich eingeordnet sein. Dafür muss die Agentur die Fertigstellung anzeigen, eine angemessene Frist zur Abnahme setzen und Du darfst die Abnahme nicht unter Benennung mindestens eines Mangels verweigern. Für Verbraucher gelten zusätzliche gesetzliche Hinweisanforderungen. Ignoriere eine förmliche Aufforderung daher nicht, sondern antworte innerhalb der Frist nachvollziehbar.

Für die praktische Prüfung kannst Du eine Abnahmeliste nach Verantwortungsbereichen führen:

• Umfang: Seiten, Seitentypen, Sprachen und übernommene Inhalte sind vollständig.
• Funktionen: Formulare, Suche, Filter, Nutzerkonten und Schnittstellen erfüllen die beschriebenen Fälle.
• Darstellung: Vereinbarte Browser, Mobilgeräte und Breakpoints wurden getestet.
• Technik: Weiterleitungen, Indexierungseinstellungen, Tracking-Einbindung und Ladeverhalten entsprechen dem Vertrag.
• Übergabe: Zugänge, Backups, Dokumentation, Lizenzen und Quelldateien liegen wie vereinbart vor.

Zahlungen, Mehrkosten und Änderungswünsche kontrollieren

Ein fairer Zahlungsplan verbindet Zahlungen mit nachvollziehbaren Leistungen. Ein verhandelbares Beispiel kann so aussehen: eine Anzahlung zum Projektstart, eine Rate nach dokumentierter Designfreigabe, eine weitere Rate nach Bereitstellung der technisch vollständigen Testversion und die Schlussrate erst nach Abnahme. Entscheidend sind nicht feste Quoten, sondern eindeutig beschriebene Leistungsauslöser.

Prüfe, ob Abschlagszahlungen nach Datum oder nach Leistung fällig werden. Rein kalenderbasierte Zahlungen können problematisch sein, wenn der zugehörige Arbeitsstand nicht erreicht ist. Ebenso sollte der Vertrag erklären, wie Zusatzaufwand abgerechnet wird: Stundensatz oder Tagessatz, kleinste Abrechnungseinheit, Kostenschätzung, Freigabegrenze und Nachweis des Aufwands.

Ein verbindliches Change-Request-Verfahren verhindert, dass aus beiläufigen Wünschen unkontrollierte Mehrkosten entstehen. Es sollte festlegen, wer Änderungen beauftragen darf, wie die Agentur Aufwand und Terminfolgen bewertet und in welcher Form Du zustimmst. Besonders bei mehreren Ansprechpartnern muss klar sein, ob beispielsweise jede Fachabteilung Zusatzleistungen auslösen kann oder nur die benannte Projektleitung.

Für Streitfälle hilft ein Drei-Fälle-Modell. Ein Mangel liegt vor, wenn die Umsetzung vom vereinbarten Ergebnis abweicht. Eine enthaltene Korrektur bewegt sich innerhalb der vereinbarten Leistung und Korrekturschleife. Ein Change Request verändert oder erweitert den ursprünglich vereinbarten Umfang. Der Vertrag sollte diese Kategorien nicht vermischen.

Frage bei unklaren Kostenklauseln konkret: „Welche Leistung ist im Festpreis enthalten?“, „Wann muss zusätzlicher Aufwand angekündigt werden?“, „Dürfen Mehrkosten ohne vorherige Freigabe entstehen?“ und „Welche Auswirkungen hat eine Änderung auf den Zeitplan?“ Die Antworten gehören anschließend in den Vertrag oder eine verbindliche Anlage.

Nutzungsrechte, Konten und Exit-Fähigkeit sichern

Mit der Bezahlung einer Website erhältst Du nicht automatisch jedes denkbare Recht an sämtlichen Bestandteilen. Das Urheberrecht selbst verbleibt grundsätzlich beim Urheber; eingeräumt werden Nutzungsrechte. Nach § 31 UrhG können diese beispielsweise einfach oder ausschließlich sowie räumlich, zeitlich oder inhaltlich beschränkt sein.

Der Vertrag sollte Design, individuelle Programmierung, Texte, Fotos, Videos, Icons und sonstige Gestaltungselemente getrennt betrachten. Kläre, ob Du Inhalte bearbeiten, vervielfältigen, in andere Systeme übertragen und durch eine neue Agentur weiterentwickeln lassen darfst. Bei Standardsoftware, Themes, Plugins, Schriftarten, Stockmedien oder externen Bibliotheken gelten häufig eigenständige Lizenzbedingungen. Die Agentur kann daran nicht mehr Rechte übertragen, als sie selbst besitzt.

Prüfe nicht nur Nutzungsrechte, sondern auch Eigentum und Administrationshoheit. Wer ist Domaininhaber und Vertragspartner des Hosters? Wer besitzt den primären CMS-Administrator? Unter wessen E-Mail-Adresse laufen Analytics, Tag-Management, Consent-Tool, CDN, Newsletter-System und Entwicklerkonten? Wer bezahlt Lizenzen, und was passiert mit ihnen nach Vertragsende?

Bearbeitbare Quelldateien sind ein eigener Verhandlungspunkt. Dazu können Layoutdateien, Originalgrafiken, Repositories, nicht kompilierter Quellcode, Exportdateien und Konfigurationen gehören. Wenn Du sie benötigst, sollte ihre Übergabe ausdrücklich geregelt sein. Eine bloß veröffentlichte Website reicht nicht zwingend aus, um sie effizient weiterentwickeln zu können.

Die Exit-Regelung sollte auch unfertige Zwischenstände erfassen. Bei Kündigung ist relevant, welche verwendbaren Arbeitsergebnisse herausgegeben werden, in welchem Zustand sie sich befinden und welche Rechte daran übertragen werden. Zusätzlich solltest Du klären, ob die Agentur bei einer geordneten Migration unterstützt und wie dieser Aufwand abgerechnet wird.

Hosting und Website-Erstellung müssen dabei nicht zwingend beim selben Anbieter liegen. Wichtig sind klare Zuständigkeiten für Serverbetrieb, Backups, Updates, Wiederherstellung und Störungsanalyse. Eine fachliche Grundlage bietet der Überblick dazu, wie Hosting funktioniert.

Wartung, Datenschutz und Verantwortlichkeiten abgrenzen

Gewährleistung, Wartung und Weiterentwicklung sind nicht dasselbe. Gewährleistung betrifft grundsätzlich Abweichungen vom vertraglich geschuldeten Zustand. Wartung kann regelmäßige Updates, technische Kontrollen oder Backups umfassen. Support bezeichnet häufig Hilfe bei Störungen oder Bedienungsfragen. Neue Funktionen und inhaltliche Erweiterungen sind dagegen typischerweise Weiterentwicklung.

Ein Wartungsvertrag sollte festlegen, welche Systeme betreut werden, in welchem Rhythmus Prüfungen stattfinden und ob Updates automatisch oder nach Einzelfallprüfung eingespielt werden. Benötigt werden außerdem Regeln zu Backups, Wiederherstellung, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und ausgeschlossenen Leistungen. „Laufende Wartung inklusive“ ist ohne diese Angaben kaum belastbar. Eine detaillierte Einordnung findest Du im Ratgeber zur WordPress-Wartung.

Unterscheide Reaktionszeit und Lösungszeit. Eine zugesagte Reaktion bedeutet zunächst nur, dass die Agentur den Vorgang aufnimmt. Ob und wann eine Störung behoben wird, hängt unter anderem von Fehlerursache, Zugriffsmöglichkeiten und Drittanbietern ab. Bei geschäftskritischen Websites können Prioritätsklassen und Servicezeiten sinnvoll sein.

Datenschutzrechtlich ist zu prüfen, ob die Agentur personenbezogene Daten in Deinem Auftrag verarbeitet. Das kann etwa bei Hosting, Formularverwaltung, Analyse, Wartung oder Support mit möglichem Systemzugriff der Fall sein. Dann kann eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein. Sie sollte unter anderem Gegenstand, Dauer, Datenarten, betroffene Personen, Weisungen, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragnehmer sowie Rückgabe oder Löschung regeln.

Der Hauptvertrag sollte zudem Verantwortlichkeiten verteilen: Du lieferst beispielsweise freigegebene Inhalte und entscheidest über Verarbeitungszwecke; die Agentur setzt vereinbarte technische Maßnahmen um; der Hoster betreibt die Infrastruktur; Drittanbieter verantworten ihre jeweiligen Dienste nach ihren Bedingungen. Diese Rollenverteilung darf nicht den Eindruck erwecken, mit einem pauschalen „DSGVO-konform“ seien automatisch alle rechtlichen Pflichten erfüllt.

Warnsignale erkennen und konkrete Rückfragen stellen

Problematisch sind vor allem Formulierungen, die der Agentur weitreichende Entscheidungen erlauben, ohne Grenzen oder Freigabeverfahren festzulegen. Dazu gehören „Abrechnung nach Aufwand“ ohne Satz und Kostengrenze, „branchenübliche Qualität“ ohne Prüfkriterien, „alle erforderlichen Inhalte“ ohne Mengenangabe oder „automatische Abnahme“ ohne transparentes Prüfverfahren.

Auch einseitige Abhängigkeiten sind Warnsignale: keine Herausgabe von Zugangsdaten, unklare Nutzungsrechte, ausschließlich agentureigene Konten, fehlende Exportmöglichkeiten oder eine Kündigungsregelung ohne definierte Übergabe. Solche Punkte müssen nicht automatisch unfair sein. Sie verlangen aber eine nachvollziehbare Begründung und eine schriftliche Regelung der wirtschaftlichen Folgen.

Beziehe außerdem Deine eigenen Mitwirkungspflichten ein. Der Vertrag sollte benennen, welche Inhalte, Entscheidungen und Zugänge Du bis wann liefern musst. Sinnvoll sind eine dokumentierte Verzögerungsanzeige, eine nachvollziehbare Anpassung des Terminplans und eine vorherige Ankündigung möglicher Warte- oder Zusatzkosten.

Unangemessen wäre dagegen, jede kleine Verzögerung automatisch als unbegrenzte Kostenfreigabe oder vollständige Abnahme zu behandeln. Lass Vertrag und Leistungsbeschreibung deshalb auch von der internen Projektleitung oder einer technisch versierten Person lesen. Juristisch zulässige Klauseln können fachlich trotzdem ungeeignet sein, wenn das gewünschte Ergebnis nicht prüfbar beschrieben ist.

Notiere jede Unklarheit als geschlossene Entscheidungsfrage und halte die Antwort schriftlich fest. Hilfreiche Gesprächspunkte findest Du ergänzend bei den Fragen vor der Beauftragung. Bei hohen Vertragssummen, individuellen Haftungsregeln oder komplexen Kündigungsfolgen solltest Du eine qualifizierte Rechtsberatung hinzuziehen.

Vor der Unterschrift abhaken

Diese Checkliste verdichtet die wichtigsten Punkte für die letzte Vertragsprüfung. Ein „Nein“ oder „unklar“ bedeutet nicht zwingend, dass Du nicht beauftragen solltest. Es zeigt aber, welche Punkte Du vor der Unterschrift schriftlich klären solltest.

Gehe die Liste gemeinsam mit der Agentur durch und ordne jede offene Frage einem Dokument zu: Leistungsbeschreibung, Projektvertrag, Wartungsvereinbarung, Hostingvertrag oder AV-Vertrag. Eine Antwort in einer E-Mail hilft zwar bei der Klärung, sollte bei wesentlichen Punkten aber in die verbindlichen Unterlagen übernommen werden.

Wenn einzelne Klauseln kompliziert wirken, formuliere nicht vorschnell eigene rechtliche Muster. Beschreibe stattdessen das gewünschte Ergebnis klar: etwa eine definierte Abnahme, einen kontrollierten Agenturwechsel oder eine vorherige Freigabe von Mehrkosten. Die konkrete rechtliche Ausgestaltung kann bei Bedarf geprüft werden.

Eine gute Vereinbarung schafft keine absolute Konfliktfreiheit. Sie sorgt aber dafür, dass beide Seiten dieselben Erwartungen an Ergebnis, Freigaben, Kosten und Zusammenarbeit haben. Das reduziert Interpretationsspielräume genau dort, wo sie im Projekt teuer oder zeitaufwendig werden können.

Bewahre die unterschriebenen Unterlagen, freigegebenen Anlagen und späteren Change Requests zentral auf. Diese Dokumentation ist nicht nur bei Streitfällen hilfreich, sondern auch bei Wartung, Relaunch oder einem späteren Agenturwechsel.