Du planst ein Webprojekt und stehst vor der typischen Frage: Agentur oder Freelancer? Beide Modelle können sehr gut funktionieren, wenn sie zu Ziel, Budget, Zeitplan und Komplexität passen. In diesem Leitfaden bekommst du klare Entscheidungskriterien, typische Fallstricke und eine praxisnahe Checkliste.
Projektumfang und Komplexität: Wann welches Modell passt
Der wichtigste Hebel bei der Entscheidung „Agentur oder Freelancer“ ist der Projektumfang. Je mehr Disziplinen gleichzeitig gebraucht werden, desto eher spielt eine Agentur ihre Stärken aus. Ein Freelancer kann dagegen extrem effizient sein, wenn das Projekt klar abgegrenzt ist und du kurze Wege willst.
Frage dich zuerst, welchen Website-Typ du wirklich brauchst. Ein schlanker Onepager hat andere Anforderungen als eine umfangreiche Unternehmensseite oder ein Magazin. Wenn du noch unsicher bist, hilft eine grobe Einordnung über Website-Typen. Für sehr kleine Projekte ist auch die Frage relevant, ob ein Onepager reicht oder ob du Inhalte strukturiert ausbauen möchtest.
Typische Szenarien für Freelancer
- Landingpage oder kleine Firmenwebsite mit klaren Vorgaben
- Technische Umsetzung in einem bestehenden Setup (z.B. Bugfixes, Performance, kleinere Erweiterungen)
- Projekte mit hoher Geschwindigkeit und direkter Kommunikation
Typische Szenarien für Agenturen
- Relaunch mit Strategie, UX, SEO, Content und Tracking
- Mehrere Stakeholder und Abstimmungsrunden, Compliance, Corporate Design
- Skalierung: fortlaufende Optimierung, Kampagnen, A/B-Tests
Wenn du schon weißt, dass ein Relaunch ansteht, lohnt sich ein Blick auf den strukturierten Website-Relaunch-Ablauf. Dort siehst du, wie viele Gewerke typischerweise zusammenkommen. Genau diese Breite entscheidet oft: Einzelperson oder Team.
Kosten und Angebote: Was du wirklich vergleichen solltest
Beim Vergleich von „Agentur oder Freelancer“ wirken die Tagessätze auf den ersten Blick eindeutig. Freelancer sind häufig günstiger als Agenturen. In der Realität entscheidet aber nicht nur der Stundensatz, sondern wie sauber Scope, Verantwortlichkeiten und Qualität abgesichert sind. Ein günstiger Start kann teuer werden, wenn Nacharbeit, Verzögerungen oder unklare Zuständigkeiten entstehen.
Vergleiche Angebote deshalb nicht nur über Endpreise, sondern über Leistungsumfang. Sind Konzeption, Design, Umsetzung, Testing, SEO-Basics, Schulung und Übergabe enthalten? Wie viele Korrekturschleifen sind eingeplant? Gibt es ein Lastenheft oder zumindest einen klaren Funktionskatalog?
Preislogik: Fixpreis vs. Time & Material
- Fixpreis passt, wenn Anforderungen stabil sind und du Planungssicherheit brauchst.
- Time & Material ist sinnvoll, wenn du iterativ vorgehst, z.B. mit MVP, Testing und späteren Ausbaustufen.
Für eine realistische Budget-Einordnung kannst du dich an was kostet eine Homepage orientieren. Wichtig: Kläre, ob Hosting, Lizenzen, Stockmaterial, Tracking-Setup, Wartung und SEO-Tools im Angebot enthalten sind oder separat anfallen.
Ein weiterer Kostentreiber ist der Content. Wer liefert Texte, Bilder, rechtliche Seiten und Produktdaten? Wenn du Content erst nach Projektstart organisierst, verschiebt sich der Zeitplan fast immer. Gute Angebote benennen solche Abhängigkeiten explizit und planen Puffer ein.
Qualität, Prozesse und Projektmanagement: Team vs. direkte Zusammenarbeit
Eine Agentur bringt meist eingespielte Prozesse mit: Kickoff, Briefing, Designsystem, QA, Dokumentation, Projektleitung. Ein Freelancer punktet mit direkter Kommunikation, weniger Overhead und schneller Umsetzung. Welche Variante besser ist, hängt davon ab, wie viel Projektmanagement du selbst übernehmen willst oder kannst.
Wenn du wenig Zeit hast, Anforderungen zu strukturieren, Feedback zu bündeln oder Stakeholder zu koordinieren, kann die Agentur-Projektleitung ein echter Vorteil sein. Wenn du hingegen selbst klar führen kannst, ist der Freelancer oft effizienter, weil Entscheidungen ohne Umwege getroffen werden.
Woran du Professionalität erkennst
- Es gibt einen definierten Ablauf von Briefing bis Launch, inklusive Abnahme-Schritten.
- Design und Technik werden an messbaren Kriterien ausgerichtet (z.B. Performance, Conversion, SEO).
- Dokumentation und Übergabe sind eingeplant, nicht „nice to have“.
Ein gutes Signal ist, wenn über Ziele gesprochen wird, nicht nur über Features. Für Website-Ziele lohnt sich der Blick auf was eine gute Website auszeichnet. Wenn die Zusammenarbeit datenorientiert geplant ist, sollte auch Conversion-Optimierung ein Thema sein, etwa über Conversion Rate und späteres Testen per A/B-Test. Solche Themen zeigen, ob jemand über den Launch hinaus denkt.
Technologie, CMS und Ownership: Wer baut was und wem gehört es?
Technische Entscheidungen wirken lange nach. Deshalb sollte die Frage „Agentur oder Freelancer“ auch über das verwendete System laufen: CMS, Theme, Page Builder, Custom Code, Plugins, Hosting-Setup. Entscheidend ist, ob du nach dem Launch unabhängig weiterarbeiten kannst.
Viele Projekte scheitern nicht an der ersten Umsetzung, sondern an schlechter Wartbarkeit: unübersichtliche Plugins, fehlende Dokumentation, keine saubere Rollen- und Rechtevergabe, kein Staging. Kläre früh: Wer ist später zuständig? Wie einfach kann dein Team Inhalte pflegen?
CMS-Auswahl pragmatisch treffen
- WordPress ist flexibel und verbreitet, kann aber schnell komplex werden, wenn zu viele Plugins entstehen. Grundlagen findest du unter Was ist WordPress.
- Wenn du mit visuellen Editoren arbeiten willst, prüfe Vor- und Nachteile eines WordPress Page Builders.
- Für spezielle Anforderungen kann ein anderes System wie REDAXO CMS sinnvoll sein.
Ownership heißt auch: Du bekommst Admin-Zugänge, Quellcode, Design-Dateien, Lizenzen und Dokumentation. Das ist bei Agenturen oft standardisiert, bei Freelancern manchmal individuell. Bestehe auf einer sauberen Übergabe und darauf, dass du technisch nicht an eine Person gebunden bist.
Risiko, Verfügbarkeit und Kontinuität: Ausfallsicherheit richtig planen
Ein zentraler Unterschied zwischen Agentur und Freelancer ist die Ausfallsicherheit. Fällt ein Freelancer aus, kann das Projekt stehen. Eine Agentur kann Aufgaben oft intern umverteilen. Das bedeutet nicht, dass Freelancer riskant sind, aber du solltest das Risiko aktiv managen.
Für kritische Projekte ist es sinnvoll, bereits im Angebot zu klären, welche Vertretungsregelung es gibt, wie schnell auf Bugs reagiert wird und wie Support organisiert ist. Auch die Frage nach Wartungsfenstern, Sicherheitsupdates und Monitoring gehört dazu.
Konkrete Maßnahmen zur Risikominimierung
- Vertraglich definierte Reaktionszeiten (SLA) für Störungen und Sicherheitsfälle
- Dokumentation, damit im Notfall ein anderer Dienstleister übernehmen kann
- Regelmäßige Backups und Update-Routinen, besonders bei CMS
Gerade bei WordPress sollte Wartung kein Afterthought sein. Plane von Anfang an ein, wie Updates, Backups und Sicherheitschecks laufen. Passend dazu: WordPress Website Wartung und WordPress Website Sicherung. Diese Themen sind unabhängig davon wichtig, ob du mit Agentur oder Freelancer arbeitest, aber die Verantwortung muss klar geregelt sein.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Briefing, Feedback und Entscheidungswege
Ob du dich für Agentur oder Freelancer entscheidest, steht und fällt mit Kommunikation. Viele Verzögerungen entstehen nicht durch Technik, sondern durch unklare Anforderungen, späte Freigaben oder Feedback ohne Prioritäten. Gute Partner führen dich durch den Prozess und fordern Informationen aktiv ein.
Bei Freelancern ist die Zusammenarbeit oft sehr direkt: ein Ansprechpartner, kurze Abstimmungen, schnelle Umsetzung. Bei Agenturen kommen Rollen dazu: Projektleitung, Design, Development, ggf. SEO. Das kann professionell entlasten, aber auch mehr Abstimmungsaufwand bedeuten, wenn Entscheidungen intern und extern mehrfach laufen.
So formulierst du ein wirksames Briefing
- Zielgruppe, Hauptziel (Leads, Anfragen, Verkauf, Terminbuchung) und sekundäre Ziele
- Inhalte: Seitenstruktur, benötigte Module, vorhandene Texte/Bilder, Deadlines
- Referenzen: Beispiele, was dir gefällt, und was du vermeiden möchtest
- Messbarkeit: Tracking, KPIs, Definition einer Conversion
Hilfreich ist auch, konkrete Seitentypen zu definieren, etwa Landingpages. Wenn du Performance im Vertrieb brauchst, schau dir die Merkmale einer Landingpage an und kläre, welche Elemente Pflicht sind, z.B. Trust-Elemente, FAQ, klare Navigation und Formularlogik. Je besser dein Briefing, desto weniger hängt die Entscheidung „Agentur oder Freelancer“ von Bauchgefühl ab.
SEO, Performance und Conversion: Wer denkt an Sichtbarkeit und Wirkung?
Ein Webprojekt ist nicht fertig, wenn es online ist. Es muss gefunden werden, schnell laden und Nutzer zur Handlung führen. Genau hier trennt sich oft die Spreu vom Weizen: Manche Dienstleister liefern „nur Design und Technik“, andere integrieren SEO, Performance und Conversion von Beginn an.
Kläre in der Auswahlphase, ob grundlegende SEO-Bausteine eingeplant sind: saubere Informationsarchitektur, sprechende URLs, Title- und Meta-Logik, interne Verlinkung, Weiterleitungen beim Relaunch, strukturierte Daten nach Bedarf. Wenn das fehlt, zahlst du später doppelt.
Must-haves für den Launch
- Mobile Optimierung und konsistentes Layout, siehe Responsive Webdesign
- Technische Basis: Ladezeit, Bildoptimierung, Caching, saubere Templates
- Conversion-Elemente: klare Handlungsaufforderungen, siehe Call to Action (CTA)
Wenn dein Ziel Reichweite ist, solltest du außerdem prüfen, ob Content-Planung und Keyword-Recherche vorgesehen sind. Für viele Projekte sind Long-Tail-Keywords ein effizienter Einstieg, weil sie schneller ranken können und näher an konkreten Suchintentionen liegen. Gute Partner sprechen diese Themen proaktiv an, statt sie erst nach dem Launch „als Extra“ zu verkaufen.
Entscheidungshilfe: Checkliste für Agentur oder Freelancer
Am Ende ist die Entscheidung für Agentur oder Freelancer kein Entweder-oder, sondern eine Risiko- und Prozessfrage. Du brauchst das Modell, das zu deinem Projekt und zu deiner internen Organisation passt. Mit der folgenden Checkliste triffst du die Wahl strukturiert.
- Umfang: Sind mehrere Disziplinen gleichzeitig nötig (Strategie, UX, Design, Dev, SEO, Tracking)? Wenn ja, spricht viel für eine Agentur.
- Führung: Kannst du Projektmanagement selbst übernehmen? Wenn ja, ist ein Freelancer oft effizient.
- Timeline: Gibt es harte Deadlines? Agenturen bieten oft mehr Parallelisierung, Freelancer oft mehr Tempo bei klarer Aufgabe.
- Budget: Vergleichst du nicht nur den Preis, sondern auch QA, Dokumentation, Support und Nacharbeiten?
- Wartung: Wer übernimmt Updates, Backups, Security, Bugfixes nach dem Launch? Gibt es SLAs?
- Ownership: Bekommst du alle Zugänge, Dateien, Lizenzen und Doku? Kannst du den Dienstleister wechseln?
- Referenzen: Gibt es ähnliche Projekte mit messbaren Ergebnissen (Leads, Umsatz, Sichtbarkeit)?
- Kommunikation: Passt die Arbeitsweise (Meetings, Tools, Feedbackzyklen) zu deinem Team?
Ein pragmatischer Tipp: Wenn du unsicher bist, starte mit einem bezahlten Vorprojekt (Workshop, Audit oder Prototyp). Dabei zeigt sich schnell, ob Prozessqualität und Zusammenarbeit stimmen. So minimierst du Risiko, egal ob du dich am Ende für eine Agentur oder einen Freelancer entscheidest.
Fazit: „Agentur oder Freelancer“ entscheidet sich über Komplexität, Verantwortlichkeiten und Kontinuität. Freelancer sind ideal für klar umrissene Projekte mit schnellen Wegen. Agenturen sind stark, wenn Strategie, Teamleistung, Ausfallsicherheit und Skalierung wichtig sind. Wenn du Scope, Ownership und Wartung sauber regelst, funktioniert beides zuverlässig.